Il vigente D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 ha reso generalizzato e diffuso l’utilizzo dell'autocertificazione, divenuta così uno strumento efficiente per la semplificazione della burocrazia.
E’possibile comprovare i dati personali relativi a cognome, nome, luogo e data di nascita, cittadinanza, stato civile e residenza attestati in documenti d’identità in corso di validità, esibendo al funzionario incaricato i documenti medesimi, senza dunque presentazione dei relativi certificati. L’ufficio accettante in questo caso acquisirà agli atti una semplice fotocopia del documento esibito.
L' "autocertificazione" è una dichiarazione resa per iscritto e sottoscritta dall’interessato su carta semplice, destinata agli organi della pubblica amministrazione nonché ai gestori di pubblici servizi e ai privati che vi consentono e che sostituisce in via definitiva le seguenti certificazioni:
- la data ed il luogo di nascita
- la residenza, la cittadinanza, il godimento dei diritti politici
- lo stato di celibe, coniugato o vedovo
- lo stato di famiglia, l'esistenza in vita, la nascita del figlio
- il decesso del coniuge, dell'ascendente o discendente
- la posizione agli effetti degli obblighi militari
- l'iscrizione in albi o elenchi tenuti dalla pubblica amministrazione
- titoli di studio acquisiti ed esami sostenuti
- qualifiche professionali
- titoli di specializzazione, di abilitazione, di formazione, di aggiornamento e qualificazione tecnica
- situazione reddituale o economica, assolvimento di obblighi contributivi
- possesso e numero del codice fiscale e della partita IVA
- stato di disoccupazione
- qualità di studente, di pensionato e categoria di pensione
- qualità di legale rappresentante di persone fisiche e giuridiche, tutore, curatore e simili
- iscrizione presso associazioni o formazioni sociali di qualsiasi tipo
- adempimento o non adempimento degli obblighi militari
- certificazione di non aver riportato condanne penali
- certificazione di non essere destinatario di provvedimenti che riguardano applicazione di misure di prevenzione, di decisioni civili e provvedimenti amministrativi iscritti nel casellario giudiziale
- qualità di vivenza a carico
- tutti i dati a diretta conoscenza dell'interessato contenuti nei registri dello stato civile
- di non trovarsi in stato di liquidazione o fallimento e di non aver presentato domanda di concordato.
Nei casi in cui non sia possibile ricorrere all'autocertificazione, l'interessato può dichiarare fatti, qualità personali o stati che siano a sua diretta conoscenza in una dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. La dichiarazione deve essere resa per iscritto e sottoscritta dall'interessato e, se destinata ad organi della pubblica amministrazione o a gestori di pubblici servizi, va presentata unitamente a copia fotostatica non autenticata di un suo documento d’identità. Qualora invece i destinatari siano privati che vi consentono oppure i soggetti precedentemente indicati ma al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, la sottoscrizione deve essere autenticata da un notaio, cancelliere, segretario comunale o dipendente incaricato dal Sindaco con le modalità previste dalla legge.
Il contenuto della dichiarazione può riguardare anche stati, fatti e qualità personali relativi ad altri soggetti di cui l'interessato abbia diretta conoscenza.
I certificati medici, sanitari, veterinari, di origine di conformità CE, di marchi o brevetti non possono essere sostituiti con altri documenti o dichiarazioni.
Hanno validità illimitata i certificati rilasciati dalle pubbliche amministrazioni e le dichiarazioni sostitutive che attestano stati e fatti personali non soggetti a modificazione (es: titoli di studio).
Tutti gli altri certificati hanno validità per 6 mesi dal momento del rilascio salvo che leggi o regolamenti non prevedano una validità superiore.
In ogni caso la validità delle certificazioni anagrafiche e di quelle dello stato civile è prolungabile oltre questo termine, allorché l’interessato dichiari in calce al documento che le informazioni contenute nel certificato stesso non hanno subito variazioni dalla data del rilascio.
Le istanze dirette agli organi della pubblica amministrazione o ai gestori di pubblici servizi, se sottoscritte in presenza del dipendente addetto a riceverle, non necessitano dell'autenticazione della firma.
In alternativa le stesse possono essere inviate per posta o per fax purché siano in regola con l'imposta di bollo e accompagnate dalla fotocopia non autenticata del documento d'identità del firmatario.
E’ possibile anche l’inoltro mediante posta elettronica a condizione che esse siano sottoscritte mediante firma digitale.
